EKSEKUTIF PENTADBIRAN

Bertanggungjawab merancang, menggubal dan melaksana dasar pengurusan data piawaian, kualiti dan perolehan organisasi mengikut polisi syarikat dan undang - undang semasa.

1.Pengurusan Lesen dan Pendaftaran Vendor/ Panel

a.Mengurus proses pendaftaran baru, pembaharuan dan pemantauan semua lesen penting syarikat seperti CIDB, SSM, KKM, ST, STB, ISO, PBT (Perniagaan dan Signboard), PBT Hotel, Kastam (Cukai Pelancongan & SST), dan lain-lain.
b.Memastikan semua lesen syarikat dan anak syarikat sentiasa aktif serta sah sekurang-kurangnya 3 bulan sebelum tarikh tamat tempoh.
c.Menyediakan jadual pemantauan lesen serta memberi peringatan awal kepada pihak berkaitan.
d.Menyelia kemaskini profil syarikat secara berkala setiap bulan.
e.Mengurus pendaftaran dan pembaharuan vendor/panel dengan organisasi seperti TNB (KKB, KPB, KRG, KSG), TM, MBI, JKR dan agensi berkaitan.
f.Menyelaras penyimpanan dan penyusunan semua dokumen lesen dalam bentuk digital dan fizikal.
g.Merancang dan memantau dokumen berkaitan vendor disusun secara sistematik dalam bentuk softcopy dan hardcopy.

2. Pengurusan & Pemantauan

a. Merancang, menyemak dan mendokumentasikan Prosedur Operasi Standard (SOP) untuk jabatan dan syarikat.
b. Menyelaras proses pembentangan SOP kepada Lembaga Pengarah (BOD) untuk kelulusan.
c. Mengurus kemaskini SOP secara berkala dan memastikan edaran kepada pihak berkaitan.
d. Memantau pematuhan SOP dan melaporkan sebarang ketidakpatuhan kepada pengurusan.
e. Menyediakan cadangan perubahan dan mengemaskini SOP jika terdapat arahan baharu.
f. Menyelia penyimpanan semua dokumen SOP secara teratur dan selamat.

3. Pengurusan Dokumen Projek
a. Menyelaras penyediaan, penyimpanan dan pengedaran dokumen projek kepada pihak berkaitan, termasuk pengesahan penerimaan.
b. Memantau keselamatan dan kawalan akses dokumen projek dalam bentuk digital dan fizikal.
c. Menyediakan log rekod penggunaan aset bagi setiap projek.
d. Memantau status aset projek dan memastikan maklumat direkodkan dalam sistem aset syarikat.

4. Pengurusan Aset Syarikat
a. Menyelaras penyimpanan dan kemaskini rekod aset syarikat dalam bentuk digital dan fizikal.
b. Menyediakan dan menyemak borang serahan serta pemulangan aset seperti komputer riba, telefon dan lain-lain.
c. Menjalankan audit berkala ke atas aset syarikat serta mengemaskini sebarang perubahan.
d. Melaporkan sebarang kehilangan atau kerosakan aset kepada pihak atasan serta mengambil tindakan susulan.

5. Tugas-Tugas Lain
a. Melaksanakan sebarang tugasan tambahan yang diarahkan oleh pihak pengurusan dari semasa ke semasa.
b. Menyelia proses surat-menyurat dan emel rasmi termasuk penghantaran kepada PIC serta salinan kepada IM dan BOD.
c. Menyediakan dan Mengurus penggunaan akaun emel rasmi syarikat (pisb.management@gmail.com) urusan dalaman dan luaran.
d. Menyelia penyimpanan rekod ID sistem dan kata laluan syarikat dengan selamat dan kemas.